Így válassz digitális marketing ügynökséget

digitális marketing ügynökség

Mióta elkezdtem dolgozni, voltam ügyfél és ügynökségi oldalon is, és elmondhatom a megfelelő ügyfél vagy marketing ügynökség megtalálása egy igen nehéz feladat. Sajnos sokan nem megfelelően állnak hozzá és ezért már kezdésként számos hibát elkövetnek. Nem véletlen, hogy évről évre több “marketing-sérült” céggel találkozhatunk. Miközben pontosan látjuk, hogy a jól működtetett marketing igenis sikeres tud lenni.

Ebben a posztban szeretnék megmutatni egy lehetséges utat, amivel a megfelelő ügynökség megtalálása és kiválasztása eredményesebb tud lenni.

1. Igény meghatározása

digitális marketing ügynökség

Mielőtt bármibe is belekezdenénk, nagyon fontos meghatározni, hogy egyáltalán miért keresünk ügynökséget. Azt szoktam tanácsolni, hogy az alábbi 6 kérdésre adjunk minél konkrétabb és részletesebb választ:

  1. Célok
  2. Szükséges szolgáltatások
  3. Szektor
  4. Tudásszint
  5. Munka mennyisége
  6. Megbízás időbelisége

1. Célok

Mielőtt bármibe belekezdenénk nagyon fontos meghatározni a céljainkat, amihez kötődően egy megfelelő kivitelezőt keresünk. Ez ugyanúgy fontos egy konkrét projekt, mint egy időben hosszabb együttműködés esetében.
A konkrét cél vagy célok meghatározása segít a további pontok minél jobb megfogalmazásában. Azzal, hogy a megkeresett ügynökségek is látják, hogy mik a célok tisztább képet kapnak, illetve akár visszajelzést is adhatnak a célokról (pl.: túl nagyratörő, ami több veszélyforrást is magában hordoz).

2. Szükséges szolgáltatások

A szükséges szolgáltatások meghatározása sokszor nehezebb ó, mint gondolnánk. Hagyjunk időt, beszéljük át minél többen és utána készüljön el erről egy írásos dokumentum. Ha ez megvan, akkor kezdjük el összerakni azt a projektet, ami biztosan része lenne az együttműködésnek. Előjött olyan szolgáltatás, ami az ügynökségnek kellene teljesítenie, de nem írtuk bele a listába? Akkor itt az ideje ezt megtenni!

3. Szektor

Mennyire szükséges a szektor-specifikus tudás? Tudom, mindig fontos, hogy értse az adott szektort és annak működését a kivitelező. A kérdés, hogy az adott szektorhoz kötődő gyakorlati tudás megléte vagy éppen annak hiánya meghatározza-e azt, hogy az ügynökséggel lehet-e sikeresen dolgozni.
Tapasztalatom szerint nagyon kevés olyan szektor van, ahol a szektor-specifikus tudás hiánya azonnali kiszórását igényelné az adott cégnek. Az már gyakoribb, hogy előnyösebb helyzetben van az, akinek megvan ez a tudás. Ezzel nincs is baj.

Az már egy érdekesebb kérdés, hogy B2B vagy B2C működésről van. Habár mindkét esetben embereknek szólunk, van jó néhány különbség, ami problémát okozhat. Például még 2 évvel ezelőtt keresett meg egy nagyvállalat, azzal a problémával, hogy a korábban felkért ügynökség által felépített analitika és PPC stratégia esetében is kiderült, hogy valami nem volt jo bennük. Mindkettő esetében annyi volt a probléma, hogy az ügynökség csak B2C projektekkel rendelkezett és az azokból megszerzett tudását, koncepciót próbálta rávetíteni erre a B2B cégre. Ez pedig már problémát okozott.

4. Tudásszint

Habár minden esetben a legnagyobb tudású és tapasztalatú kivitelezőt keressük, érdemes elgondolkodni, hogy maga a feladat mennyire komplex. Ne feledjük, egy magasabb tudású szakember megbízási díja is magasabb. Miközben lehetséges, hogy az adott projektet egy medior vagy junior szintű szakember is tökéletesen el tudja végezni. Ez máris egy olyan pont, amivel komoly pénzeket spórolhatunk.

Természetesen ennek ott van a másik oldala is: attól, hogy megbízunk 3 juniort, nem lesz senior szintű a tudásuk. Őszintén szólva, ezzel a problémával egyre gyakrabban szoktam találkozni. Igenis határozzuk meg (amennyire tudjuk) a feladat komplexitását és hogy nagyjából milyen szintű szakmai tudásra van szükségünk. Akár az adott feladathoz, akár a teljes projekthez kötődően.

5. Munka mennyisége

A munka mennyiségének meghatározása két okból is fontos. Egyrészt, a cégen belül is tisztább kép lesz arró, hogy miért és mennyire fontos egy külső ügynökség bevonása a folyamatokba.

Másrészt, meghatározza, hogy milyen ügynökségre van szükség. Ha csak heti pár órányi munkáról van szó, akkor szinte bármekkora ügynökség tud elég kapacitást rendelni az együttműködéshez.

Ha arról beszélünk, hogy akár heti 15-20 órányi munka is összejön, akkor az egyszemélyes ügynökségek kiesnek. Utána jönnek a kisebb ügynökségek. Ebben az esetben a 4-5 főnél kisebb ügynökségeket szintén érdemes kiszedni. Lehet, hogy tudnának ennyi erőforrást adni. Ám a kérdés, hogy egy (tőlünk vagy más ügyféltől) hirtelen beérkező igényre mennyire tudnak reagálni, illetve az milyen hatással van az összes többi ügyfelükhöz kötődő munkára.

Itt, ami bonyolíthatja a képet, hogy milyen szolgáltatásokat igénylünk. Ez azért fontos, mert az ügynökségek két csoportra oszthatók: specialisták és full-service ügynökségek. A specialisták csoportjába nem csak azok tartoznak, akik kommunikálják is magukról, hogy specialisták (pl. PPC ügynökségek), hanem olyanok is, akik egy területen kiemelkedők, a többi területen pedig elégséges szinten vannak és azokat a szolgáltatásaikat is kommunikálják.

Az elmúlt években több olyan céggel is dolgoztam, akik full-service ügynökségként kommunikálták magukat, ám igazából csak 1 olyan terület volt, amiben tényleg nagyon jók, kvázi kiemelkedők voltak. Ezt leginkább a közösségi média ügynökségek esetében láttam. A mai napig van olyan partnerünk, akik habár full-service ügynökségként kommunikálják magukat, de a hozzájuk kötődő tapasztalataim okán csak a közösségi média kommunikációhoz kötődően dolgozunk együtt. Sajnos a többi területen még az átlagos szintet sem hozzák.

6. Megbízás időbelisége

Ezzel elérkeztünk az igény meghatározásának utolsó fontos részéhez: a megbízás időbelisége.
Alapvetően ehhez kötődően 3 kategóriát szoktam meghatározni

  1. Egyszeri
  2. Rövid idejű (projekt megbízás)
  3. Hosszútávú (együttműködés)
    Ebből a háromból mi leginkább 2 fajtát preferálunk: egyszeri, illetve hosszútávú.

Egyszeri: ennek a lényege, hogy egy konkrét feladatra keres a cég megfelelő kivitelezőt. Ide tartoznak a különböző auditok, fiók felépítések, stratégiai tervek elkészítése. Mint látható, ezek a feladatok az esetek többségében egymás után lévő feladatokból állnak, és legfeljebb 1-2 hetet vesznek igénybe. A cégek azért szeretik, mert a feladat gyorsan elvégezhető, az ügynökségek pedig azért szeretik mert számukra gyors bevétel, illetve gyakran az ilyen egyszeri megbízásból hosszútávú együttműködés lesz. Amennyiben a szakmaiság és a kémia is klappol.

Rövid idejű: a legtöbb cég a KKV szektorban ezt keresi. Ennek a lényege, hogy maximum 3-6 hónap áll az ügynökség rendelkezésére az adott feladat elvégzésére. A probléma, hogy a legtöbb cég ennyi idő alatt szeretne csodát látni. Miközben gyakran kb ennyi idő kell, hogy valóban jól megismerjük az adott céget, a működését, a szektort, a közvetlen konkurenseket, stb. Ez leginkább a keresőoptimalizálás (SEO) területén szokták igényelni cégek. Ilyen megkeresésekre az esetek 90%-ban már a kapcsolatfelvételkor nemet mondunk. Főleg, amennyiben a lehetséges megbízónak komplex igénye van (pl.: kellene digitális marketing stratégia meghatározása, mellé PPC, SEO, email marketing, szövegírás kivitelezés). A komplex igények egyik hátránya, hogy van olyan terület, ami esetében ilyen rövid idő alatt szinte csak elkezdeni tudjuk a munkát.

Hosszútávú: megvallom, ügynökségként ezeket a lehetőségeket preferáljuk. Ennek több oka is van. Egyrészt, sokkal jobban tervezhető. Másrészt, ahogy egyre jobban megismeri egymást a két fél, úgy tudunk egyre jobban kooperálni, illetve úgy tudunk egyre jobb és relevánsabb ötletekkel, újításokkal dolgozni a közös sikerért. Harmadrészt, így nem kell azon dolgoznunk, hogy az adott projekt befejezése után milyen új projekttel tudnánk a meglévő erőforrásainkat lefoglalni. Azt látom, hogy megbízói oldalról is egyre több cég preferálja az ilyen együttműködést: nekik is egyszerűbb, amikor már egy jól bejáratott együttműködést lehet bővíteni vagy megerősíteni, mintha egy új kivitelezővel kellene elkezdeni elölről az együttműködést. Legyen szó akár a céghez vagy a szektorhoz kötődő ismeretekről, akár a munkastílusról.

Ezzel el is értünk az igények meghatározásának a végére. Ezzel pedig már most többet tettünk meg, mint a megbízók jelentős része. Ezt most már csak megfelelő formába (brief) kell hozni és máris van egy dokumentumunk, ami az ügynökség és a mi munkánkat is jelentősen segíteni fogja.
Elsőre soknak tűnhet ez a feladat, de tapasztalatom szerint ez nem csak az együttműködésben tud segíteni, de az elérhető eredményekben is.

2. Brief elkészítése

Most hogy átgondoltuk és meghatároztuk az igényünket, fontos ezt megfelelő formába önteni. Ez a brief.

Sajnos nagyon sokszor történik az, hogy a (lehetséges) Megbízók olyan briefet adnak át, ami több kérdést hoz, mint amennyi választ ad. Ennek hátterében a pontatlanság, kidolgozatlanság áll. Ezen sokat tud segíteni, ha az 1. pontban leírtakon végigmegyünk. Akár egyedül, akár csapat vagy céges szinten.

A brief mindenképpen tartalmazza az alábbi elemeket

  • cég bemutatása: tevékenységi kör, történelme, elmúlt 2-3 év releváns információi, jelenlegi és jövőbeni célok
  • megbízás célja
  • árajánlat megadásához rendelkezésre bocsátott információk
  • egyéb információk
  • kiválasztás folyamata
  • határidők

3. Ügynökségek keresése

A lehetséges ügynökségek megkeresése nem egyszerű feladat és sokszor időigényes. Ám mindenképpen azt tanácsolom, hogy szánjuk rá az időt. Ezzel felesleges költségektől óvhatjuk meg magunkat.

A potenciális ügynökségeket érdemes különböző forrásokból összeszedni:

Ajánlások

Érdemes megkérdezni a partnereket, beszállítókat, hogy tudnak-e ajánlani ügynökséget. Jól jöhet, ha néhány mondatban nekik is összefoglaljuk az igényeinket. Így ők is pontosabban tudják, hogy milyen feladatra ajánlanak kivitelezőt.

Habár az ajánlások nagyon fontosak (nálunk is az ügyfelek kb 70%-a ajánlásból jött), fontos kritikával kezelni őket. Az a cég, aki egy cégnél sikeres volt, nem biztos, hogy egy másik esetében is az tud lenni. Különösen, ha eltérő a szektor vagy a tevékenység.

Szakmai csoportokban érdeklődés

Itt leginkább a BNI és egyéb szakmai csoportokat ajánlom.

A KKV marketing és hasonló facebook csoporttól érdemes távol tartani magunkat! Főként azoktól, akik bármilyen konkrétum nélküli ajánlásra megkeresnek minket, illetve az is gyanúra adhat oka, hogy ha azt látjuk, hogy bizonyos személyek nagyon gyorsan reagálnak az ilyen keresésekre! Főleg, ha ezt a hét több napján is megteszik.

Kutatás

Nézzük, hogy kik írnak az igényünkhöz kapcsolódó témákban, illetve, hogy a mi szektorunkhoz kötődően vannak-e írásaik.
Ugyanez igaz a LinkedInre is. Ott is érdemes keresgélni!

Ha megvagyunk a lehetséges ügynökségek listájával, akkor érdemes újra átnézni (akár közösen) a jelölteket, és meghatározni bizonyos KO kritériumokat a kommunikációra és az ajánlatra vonatkozóan is. Így biztosak lehetünk benne, hogy a szubjektív elemek mellett at objektív értékelés is meg fog történni.

4. Ügynökségek megkeresése

Most hogy megvan a lehetséges ügynökség listánk, érdemes ezekből egy top és egy short listet készíteni, akiket érdemes lenne első körben megkeresni. A lista készítése során lehetőleg olyanokat keressünk, akiknek van releváns tapasztalata a szektorunkban és/vagy az igényünkhöz kötődően.

Az ügynökségek megkeresésére számos lehetőség van. Mi alapvetően az ajánlatkérési űrlap kitöltését és az emailes megkeresést preferáljuk. Itt már érdemes magát a briefet is csatolni. Ebből látszódni fog, hogy az igény valódi és a cég töltött azzal időt, hogy átgondolja az igényeit.

A megkeresés még történhet személyesen, vagy akár egy ismerős általi összekötéssel. Ez utóbbit akkor ajánlom, ha az ajánlás fontos abban, hogy végül szeretnénk az adott ügynökséggel elindulni egy lehetséges közös úton.

Érdemes figyelni és értékelni, hogy a kapcsolatfelvétel az adott digitális marketing ügynökség mikor és miket tesz. Vagy épp nem tesz. Ezek már jó előrejelzések lehetnek a közös munkára nézve.

5. Döntés előkészítése

Miután kiküldtük az árajánlatkérésünket és a briefet, akkor jöhet a várakozás, hogy beérkezzenek az ajánlatok, illetve az esetleges kérdések.
Két dolgot érdemes fejben tartani:

  1. Az igény komplexitásától függően az ügynökségnek akár szüksége lehet további egyeztetésre is, hogy valóban minden szükséges információja meglegyen a megfelelő ajánlat megadásához. Ez lehet személyes, online vagy telefonos is. Azt tanácsolom, hogy 2-ben maximalizáljuk az esetleges további egyeztetések számát.
  2. Érdemes minél hamarabb megkeresni az ügynökségeket, hogy valóban legyen ránk idejük. Habár a legtöbb szektorban tapasztalhatók szezonalitások, ám nagyon sok ügynökség egész évben komolyan dolgozik. Ha például karácsonyi kampányra szeretnénk egy ügynökség segítségét kérni, azt érdemes már akár nyár végén, de legkésőbb szeptemberben elindítani. A mai napig vannak olyan cégek, akik csak november végén, december elején kapnak észbe, hogy kellene egy ügynökség (vagy karácsonyi kampány). De ezek már nagyon késői időpontok!

Ahogy érkeznek be a különböző ajánlatok, érdemes azonnal feldolgozni őket és egy táblázatot készíteni a benne foglaltakról. Így amikor a döntésre kerül a sor a fontosabb elemeket könnyedén össze tudjuk hasonlítani, és nem kell az emlékezetünkre hagyatkoznunk.

6. Döntés

Miután beérkezett az összes ajánlat és/vagy letelt a beadási határidő. Érdemes rászánni az időt, átnézni és objektív módon döntést hozni. Mivel egy tökéletes ajánlat kiválasztása nehéz (és sokszor szubjektív okokra vezethető vissza), érdemes szakaszon elvégezni a kiválasztást. Ennek lehetséges lépései:

  1. Alkalmatlan/nem megfelelő ajánlatok kiszűrése: azok az ügynökségek, ahol hiányoznak kulcskompetenciák vagy nem értették meg a briefet. Ezeket érdemes azonnal kiszűrni, így máris csak a valódi
  2. TOP 5 ajánlat: az a maximum 5 ajánlat, akik teljesítik az igényeink minimum 60%-át
  3. TOP 3 ajánlat: a 3 legkiemelkedőbb ajánlat.
  4. Döntés

Amennyiben a 3. lépés után nem tudjuk kiválasztani a legmegfelelőbbet, és még nem volt személyes találkozó, akkor érdemes max 1 órás találkozót tartani. Amennyiben már volt, akkor itt az ideje az objektív és szubjektív értékelésnek.

Konklúzió

A megfelelő digitális marketing ügynökség kiválasztása nem egyszerű feladat, de nem érdemes elkapkodni. Ez akár milliós szintű költségeket (károkat) is jelenthet a cégünk számára.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük